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Beleg-Workflow


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Mit uns wird Ihr Erfolg komplett.


Beleg-Workflow - Optimierung der Arbeitsabläufe im Unternehmen.

Der Weg eines Beleges vom Eingang bis zur Verbuchung kann mit dem das Klinger Archiv komfortabel ergänzenden Modul Beleg-Workflow gesteuert und optimiert werden. Nichts bleibt mehr dem Zufall überlassen: Sie behalten immer den Überblick. Der reibungslose Ablauf in Ihrem Unternehmen ist gewährleistet.

Der Workflow beinhaltet die ablaufgesteuerte, automatisierte Weiterleitung von Belegen zur Genehmigung an die zuständigen Personen. Die Verbuchung findet erst dann statt, wenn der zugeordnetet Workflow komplett durchlaufen wurde.



Eingang eines Beleges

Scannen

Indizierung und Aufnahme in das Archiv

Optionale Vorkontierung

Zuordnung eines Workflows in der Archivliste

Start des Workflows zum Durchlauf in festgelegten Schritten, Genehmigung

Belegstatus wechselt auf “WF beendet”

Freigabe des Beleges

Beleg-Verbuchung


Zunächst wird der Workflow in den Stammdaten nach Wunsch konfiguriert. Alle beteiligten Personen werden erfasst, E-Mail Vorlagen vorbereitet und die Workflow Schritte, Aktionen und Hierarchiestufen festgelegt.

In der Archivliste erfolgt die Zuordnung, Kontrolle und Steuerung des Workflows für die einzelnen Belege. Workflows können gestartet, unterbrochen, erweitert und wiederholt werden. Der Status ist jederzeit für alle Belege ersichtlich.

Alle Vorgänge werden mit Zeitpunkt und Userbezug protokolliert und sind somit immer nachvollziehbar. Die im Rahmen des Workflows eingetragenen Beleg-Memos sind für die teilnehmenden User sichtbar.

Optional können Belege schon vor dem Start des Workflows vorkontiert werden. Nach Abschluss der Genehmigung und Freigabe des Beleges sind vorkontierte Belege automatisch verbuchbar.

Der Archiv-Server administriert bei mehrstufigen Workflows die automatische Weiterleitung und Erinnerungsfunktion.

In der Genehmigungsumgebung sind alle Belege, für die der jeweilige Mitarbeiter zuständig ist, aufgelistet und detailliert anzeigbar.