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Wenn Sie Fragen zu unseren Software- und WebLösungen haben, eine Kurzpräsentation oder ein unverbindliches Angebot wünschen, steht Ihnen unser Technik- und Fachberater Team an der Klinger Telefon Hotline von Mo - Do 7:30 - 16:30 und Fr 7:30 - 12:00 gerne zur Verfügung.


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Beleg Workflow


Der Weg eines Beleges vom Eingang bis zur Verbuchung kann mit dem das Modul Klinger Archiv komfortabel ergänzenden Beleg-Workflow optimal gesteuert werden. Nichts bleibt mehr dem Zufall überlassen: Sie behalten immer den Überblick. Der reibungslose Ablauf in Ihrem Unternehmen ist gewährleistet.



Mit uns wird Ihr Erfolg komplett.






Optimierung der Arbeitsabläufe







Der Workflow beinhaltet die ablaufgesteuerte, automatisierte Weiterleitung von Belegen zur Genehmigung an die zuständigen Personen. Die Verbuchung findet erst dann statt, wenn der zugeordnetete Workflow komplett durchlaufen wurde.


Der Weg eines Beleges vom Eingang bis zur Verbuchung










Eingang des Beleges

Scannen

Indizierung und Aufnahme in das Archiv

Optionale Vorkontierung

Zuordnung eines Workflows in der Archivliste

Start des Workflows zum Durchlauf in festgelegten Schritten

Genehmigung

Belegstatus wechselt auf “WF beendet”

Freigabe des Beleges

Beleg-Verbuchung

Funktionen

 






Der Workflow wird in den Stammdaten nach Wunsch konfiguriert. Alle beteiligten Personen werden erfasst, eMail Vorlagen vorbereitet und die Workflow Schritte, Aktionen und Hierarchiestufen festgelegt.


In der Archivliste erfolgt die Zuordnung, Kontrolle und Steuerung des Workflows für die einzelnen Belege.


Workflows können gestartet, unterbrochen, erweitert und wiederholt werden.
Der
Status ist jederzeit für alle Belege ersichtlich.


Alle Vorgänge werden mit Zeitpunkt und Userbezug protokolliert und sind somit immer nachvollziehbar.


Die im Rahmen des Workflows eingetragenen Beleg-Memos sind für die teilnehmenden User sichtbar.


Optional können Belege schon vor dem Start des Workflows vorkontiert werden.


Nach Abschluss der Genehmigung und Freigabe des Beleges sind vorkontierte Belege automatisch verbuchbar.

Der Archiv-Server administriert bei mehrstufigen Workflows die automatische Weiterleitung und Erinnerungsfunktion.


In der Genehmigungsumgebung sind alle Belege,
für die der jeweilige Mitarbeiter zuständig ist,
aufgelistet und detailliert anzeigbar.